Zo schrijf je een personeelshandboek dat wel gelezen wordt.

Een personeelshandboek is een tool voor elke organisatie, ongeacht de grootte of sector. Het vormt een gestructureerd personeelsbeleid en biedt duidelijkheid en consistentie, niet alleen voor de werkgever maar ook voor de werknemers. In deze uitgebreide blog, speciaal ontworpen voor ondernemers, zullen we dieper ingaan op het belang van een personeelshandboek. We bespreken ook hoe je zelf een effectief personeelshandboek kunt ontwikkelen en implementeren dat wel gelezen wordt, een proces voor startende als de gevestigde bedrijven.

Wat is een Personeelshandboek?

Een personeelshandboek is een uitgebreid document waarin de algemene afspraken en regels binnen een organisatie worden vastgelegd. Dit handboek, dat fungeert als een aanvulling op het arbeidscontract, bevat informatie over verschillende onderwerpen van het werk en de bedrijfscultuur. Het omvat belangrijke onderwerpen zoals werktijden, ziekteverzuim, loon, woon-werkverkeer, thuiswerken, vakantie, verlof, en nog veel meer. Door dit handboek wordt voorkomen dat bij elke nieuwe aanwerving individuele afspraken gemaakt moeten worden. Dit leidt tot een gestroomlijnde en efficiënte werkomgeving.

Laten we voor eens en altijd duidelijk zijn, je hebt liever medewerkers dan personeel. Alleen in de werktaal heet het nu eenmaal ”personeelshandboek”

Het Doel en Belang van een Personeelshandboek

Het personeelshandboek dient meerdere doelen. Het is een leidraad voor zowel nieuwe als bestaande medewerkers, een referentiepunt bij eventuele onduidelijkheden en een cruciaal document bij het inwerkproces van nieuwe medewerkers. Daarnaast is het een tool dat bijdraagt aan de rechtsgeldigheid van bedrijfsregels en -procedures.

Voor de werkgever biedt het handboek een basis om verwachtingen duidelijk te communiceren en zorgt het voor uniformiteit in de behandeling van personeel. Het helpt ook bij het voorkomen van misverstanden en conflicten door helderheid te verschaffen over bedrijfsbeleid en procedures.

Voor werknemers biedt het handboek een duidelijk overzicht van wat van hen verwacht wordt en welke rechten en plichten zij hebben. Het biedt hen zekerheid en een bron van informatie over diverse bedrijfsaspecten, van de dagelijkse werkzaamheden tot aan het beleid rondom ziekteverzuim en vakantiedagen.

Waarom het hebben van een duidelijk handboek belangrijk is

1. Duidelijkheid en consistentie: Het personeelshandboek zorgt voor heldere communicatie over wat verwacht wordt van werknemers en wat zij van de organisatie kunnen verwachten.
2. Tijdbesparing: Het bespaart tijd doordat niet bij elke nieuwe medewerker aparte afspraken gemaakt hoeven te worden.
3. Rechtvaardigheid: Het bevordert gelijke behandeling van alle werknemers.
4. Juridische bescherming: Het kan dienen als juridisch document om de organisatie te beschermen tegen mogelijke aansprakelijkheden.

Belangrijke onderdelen van een personeelshandboek

Een effectief personeelshandboek moet verschillende essentiële onderdelen bevatten. Naast de al genoemde onderwerpen zoals werktijden en ziekteverzuim, moet het ook informatie bevatten over bedrijfscultuur, gedragsregels, veiligheidsvoorschriften, en beleid omtrent discriminatie en intimidatie op de werkplek. Ook is het belangrijk om protocollen rond noodsituaties en procedures voor klachten en geschillen op te nemen.

Hoe maak je een personeelshandboek?

Het opstellen van een personeelshandboek is geen eenmalige taak, maar een doorlopend proces dat regelmatige updates en revisies vereist. Begin met een grondige analyse van de huidige bedrijfsprocessen en -cultuur. Betrek hierbij verschillende stakeholders, zoals werknemers, leidinggevenden en eventueel juridische adviseurs. Vervolgens is het belangrijk om de inhoud van het handboek regelmatig te herzien en aan te passen aan veranderende wet- en regelgeving, bedrijfsdoelen en werknemersfeedback.

Compleet stappenplan voor het opstellen en schrijven van een personeelshandboek

Stap 1: Bepalen van de doelstelling Bepaal wat je wilt bereiken met het personeelshandboek. Denk aan de behoeften van jouw organisatie en hoe het handboek kan bijdragen aan het oplossen van huidige en toekomstige uitdagingen in personeelsbeheer.

Stap 2: Inventariseren van noodzakelijke onderwerpen Maak een lijst van essentiële onderwerpen zoals werktijden, ziekteverzuim, salarisstructuur, gedragsregels, en veiligheidsvoorschriften. Betrek verschillende afdelingen voor een compleet beeld.

Stap 3: Raadplegen van juridische en HR-experts Schakel juridische en HR-experts in voor juridisch correcte en relevante inhoud.

Stap 4: Schrijven van de teksten Schrijf de teksten met duidelijke, beknopte en toegankelijke taal. Vermijd jargon en leg complexe zaken eenvoudig uit.

Stap 5: Interne feedback en revisie Vraag feedback op een conceptversie en gebruik deze input om de inhoud aan te passen en te verbeteren.

Stap 6: Eindredactie en vormgeving Voer een eindredactie uit en zorg voor professionele vormgeving in lijn met de huisstijl van het bedrijf.

Stap 7: Implementatie en distributie Introduceer het handboek binnen de organisatie en zorg dat alle werknemers een exemplaar ontvangen.

Stap 8: Borging en actualisering.

Zo maak je het handboek aantrekkelijk om te lezen

Een aantrekkelijk personeelshandboek is meer dan alleen een verzameling regels en procedures; het is een communicatiemiddel binnen je organisatie. Begin met een boeiende inleiding die het belang van het handboek onderstreept en de lezer direct betrekt. Een duidelijke en logische structuur, inclusief een inhoudsopgave, maakt het handboek toegankelijker en gebruiksvriendelijker.

Taal & Visuals

Gebruik eenvoudige en heldere taal om complexe informatie begrijpelijk te maken voor alle werknemers, en vermijd onnodig juridisch jargon. Verlevendig de tekst met visuele elementen zoals afbeeldingen, grafieken en tabellen, die bijdragen aan een beter begrip van de inhoud.

De juiste toon

Een positieve toon, waarbij de nadruk ligt op wat werknemers kunnen en mogen doen, creëert een motiverende en stimulerende sfeer. Het opnemen van praktijkvoorbeelden en scenario’s helpt werknemers om beleidsregels in de praktijk te visualiseren.

Afwisseling in de interactie

Interactieve elementen, zoals links naar online bronnen of video’s, vergroten de betrokkenheid. Betrek werknemers actief bij het opstellen van het handboek voor inhoud die relevant en waardevol is voor het hele team. Zorg voor regelmatige updates om het handboek actueel en relevant te houden.

Keep it simple en bruikbaar

Tot slot, maak het handboek gemakkelijk toegankelijk voor alle werknemers, zodat het een praktisch hulpmiddel wordt dat regelmatig wordt geraadpleegd en gebruikt. Door deze tips te volgen, creëer je een personeelshandboek dat niet alleen informatief en nuttig is, maar ook daadwerkelijk graag gelezen en gebruikt wordt door je werknemers.