Organisatiebesturing

Doel: Besturing onderneming op korte, middellange en lange termijn

Achtergrond van het model

Alles wat in een onderneming plaatsvindt heeft tot doel het primaire proces op een juiste wijze te laten functioneren. Hiervoor worden bouwstenen zoals mensen, middelen en structuur ingezet. Om deze bouwstenen op elkaar af te stemmen is onderling overleg nodig en aansturing vanuit het management. Deze aansturing vindt op drie verschillende niveaus in de onderneming plaats: strategisch, tactisch en operationeel. Het topmanagement van de onderneming zal op strategisch niveau de lijnen uitzetten en de besluiten nemen. Het betreft hier een horizon van drie tot maximaal vijf jaar. Het management(team) van de onderneming bekijkt de ontwikkelingen van de onderneming over een periode van één tot drie jaar, op tactisch niveau en biedt het personeel de faciliteiten om de doelstellingen te realiseren. De medewerkers op de werkvloer zullen de activiteiten van het primaire proces moeten uitvoeren en hebben een horizon van maximaal één jaar. Hun primaire taak is om de dagelijkse activiteiten uit te voeren die zorg dragen dat de productie van die dag voldoet aan de dagplanning.

Toepassing Organisatiebesturing

De drie besturingsniveaus in een onderneming zijn nodig omdat op elk niveau van besturing een ander tijdsinterval geldt op basis waarvan besluiten genomen moeten worden waarvoor dus ook de juiste informatie aanwezig dient te zijn. 

1. Missie en visie

Het topmanagement, de raad van bestuur, is verantwoordelijk voor de plannen op de lange termijn. Zij bepalen het beleid van de onderneming en leggen dat vast in de visie en missie van de onderneming. Dit wordt de besturing op strategisch niveau genoemd. 

Samen met het management(team) van de onderneming zal het topmanagement de vastgestelde visie vertalen naar een missie. 

De visie van de onderneming geeft een algemeen gedachtebeeld wat de onderneming in de toekomst wil bereiken. De visie van de onderneming geeft een beschrijving van de intenties en ambities de onderneming heeft om met duidelijk gestelde normen en waarden aan te geven wat de betekenis voor stakeholders is. Daarnaast wordt in de visie aangegeven wat het bestaansrecht van de onderneming is en op welk werkterrein dit gerealiseerd gaat worden. 

De missie van de onderneming geeft aan met welke product-, markt- en technologie combinaties een vastgestelde positie in de markt wil bereiken en hiermee een structurele concurrentiepositie wil realiseren. De Missie geeft aan welke gedroomde positie de onderneming in de omgeving van de onderneming wil innemen. Hierbij dient bij de omgeving aan de onderneming alle partijen meegenomen te worden die iets met deze onderneming te maken hebben. Niet alleen klanten en leveranciers, maar tevens overheden, omgevingssituaties met betrekking tot milieu en arbo, brancheorganisatie, stakeholders, aandeelhouders, personeel enz. Hiervoor heeft de onderneming een succesformule ontwikkeld waarmee ze deze gedroomde positie wil realiseren. De missie is wat de onderneming op middellange termijn wil betekenen voor alle betrokken partijen. 

2. Doelen en doelstellingen

De doelen en doelstellingen zullen zeer concreet vastgesteld moeten worden omdat deze meetbaar moeten zijn. Deze dienen meetbaar te zijn om de onderneming op tijd bij te kunnen sturen wanneer er niet aan de verwachtingen voldaan wordt. Tevens kan op deze wijze achteraf bezien worden of de genomen maatregelen wel tot de gestelde doelstelling geleid hebben. Indien dit niet het geval is, is de onderneming in staat bij te sturen op de doelen en doelstellingen of op de activiteiten. Zowel doelen als doelstellingen dienen meetbaar te zijn (SMART geformuleerd). Een doel kan gerealiseerd worden met behulp van één of meerdere doelstellingen. Bijvoorbeeld als je als doel klanttevredenheid hebt, kun je als doelstelling nemen dat de klant niet langer bij de balie mag wachten, maar je kunt daarnaast als doelstelling nemen dat de klant niet meer dan 1x doorverbonden wordt, voordat hij de juiste persoon aan de lijn krijgt. 

3. Strategie

Strategie betekent op welke wijze doelen en doelstellingen gerealiseerd worden en bestaat uit een aantal te ondernemen activiteiten. Uitgaande van de strategie als de activiteiten die de onderneming uit gaat voeren, vindt dit plaats op operationeel niveau in de onderneming en is de planhorizon begrensd tot maximaal één jaar. Op operationeel niveau worden de dagelijkse activiteiten van de onderneming uitgevoerd en worden de bouwstenen waarover de onderneming beschikking heeft ingezet. Hoewel de planhorizon tot één jaar vooruit loopt zullen de medewerkers ook de dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse, kwartaal en halfjaarplanningen moeten realiseren. Zo zal een accountmanager elke maand, kwartaal, half jaar ook moeten voldoen aan zijn jaar doelstelling. De productieafdeling zal de productie moeten realiseren binnen de gestelde tijd tegen de gestelde kwaliteit.

Resultaat van het model

Het resultaat is dat alle medewerkers, van hoog tot laag, op de hoogte zijn van wat de waarden en normen zijn die in de onderneming worden gehanteerd en daar dus ook achter staan. De activiteiten op de drie besturingsniveaus worden op deze wijze op elkaar afgestemd zodat de doelen van de onderneming gerealiseerd kunnen worden binnen de gestelde termijnen.

Aandachtsgebieden Organisatiebesturing

Wanneer visie en missie vastgesteld zijn zullen deze verder doorvertaald moeten worden naar de twee lagere besturingsniveaus. Een vertaalslag die maar al te vaak overgeslagen wordt. Hierdoor ontstaat de situatie dat de medewerkers niet meer begrijpen waarom het management de keuzes maakt die het maakt. De bijdrage die medewerkers dan aan een onderneming hebben is onduidelijk en dat heeft een negatief effect op de motivatie. Hierdoor zullen de resultaten van de onderneming negatief beïnvloed worden. 

Auteur: Kaplan & Norton

Jaar ontwikkeld: 2000

Naam: Strategy focus

Literatuur

Kaplan & Norton (2001). The Strategy–focused organization. Harvard Business School.

Nieuwenhuis, dr. M.A. (2003) The Art of Management, Strategie en Structuur.

Marcus, J. en Van Dam, N. (2005) Een praktijkgerichte benadering van organisatie en management. Groningen: Wolters-Noordhoff.