Het Tien Stappen Plan

Doel: Stappenplan om te komen tot een geslaagd adviestraject

Achtergrond van het model

Bijna elke verandering in een onderneming wordt projectmatig uitgevoerd. Deze verandering kan ingegeven zijn door de wensen en strategie van het management, maar kan ook voortkomen uit de gewijzigde marktsituatie waar de onderneming op moet reageren. Een adviestraject ligt hier aan ten grondslag.  Vanaf het moment dat een opdracht geformuleerd wordt tot het moment dat de oplossing ook daadwerkelijk ingevoerd gaat worden is dan van belang om te bekijken welke stappen ondernomen moeten worden om te komen tot een succesvol adviestraject. Juist hier kan Het Tien Stappenplan een grote rol spelen. 

Toepassing Het Tien Stappen Plan

Een succesvol adviestraject wordt planmatig uitgevoerd. In casu zijn er tien stappen vastgesteld op basis waarvan een advies traject kan worden vorm gegeven.

1. Externe oriëntatie.

   In deze stap gaat de adviseur, voor dat er een afspraak in het bedrijf plaats vindt, informatie verzamelen over het bedrijf en de sector waartoe het bedrijf zich behoort. Dit is de voorbereiding van het eerste gesprek met medewerkers van de onderneming om goed beslagen ten ijs te komen en de gesprekspartners te laten zien dat je de context kent.

2. Intakegesprek.

   
   Het intakegesprek is de eerste kennismaking met de opdrachtgever uit de onderneming. In dit gesprek worden de verwachtingen en de mogelijkheden die de opdrachtgever voor ogen staan besproken. Tevens wordt bepaald of de adviseur wel in staat is om deze opdracht uit te voeren, gegeven de wensen en eisen van de opdrachtgever.

3. Oriënterende interviews.

   Op basis van de opdrachtformulering vanuit de opdrachtgever worden er interviews gehouden met betrokken personeelsleden in de onderneming. Op basis van deze interviews kan de adviseur vaststellen hoe urgent het probleem is, of er draagvlak binnen de onderneming is om dit probleem aan te pakken en of de eerder geformuleerde opdracht wel de juiste opdracht is om uit te voeren. Op basis van de gegevens kan de adviseur bepalen of dit een opdracht is die uitvoerbaar is en zich tevens een eigen mening vormen met betrekking tot de opdracht.

4. Analyse.

   
   Tijdens de analyse stap wordt de verkregen informatie tijdens de vorige stappen bekeken en wordt het terugkoppelingsgesprek met de opdrachtgever voorbereid. Dat betekent het formuleren van een concept probleemstelling en een concept opdracht. Ook wordt er een globaal plan van aanpak opgesteld voor de resterende tijd dat aan het project gewerkt gaat worden. 

5. Terugkoppeling/Contractering.

   In deze stap geeft de adviseur zijn beeld van de problematiek die in de onderneming speelt en op welke wijze de oplossing gevonden gaat worden. Hierbij wordt duidelijk gezocht naar draagvlak binnen de onderneming om tot een succesvol project te komen. De voorstellen voor het vervolgtraject (probleemstelling en opdrachtformulering) worden besproken en vastgelegd in formele afspraken op papier, ofwel contracten.

6. Werkplanning en projectorganisatie.

   In opvolging van het akkoord om het project verder uit te voeren wordt er een gedetailleerde planning opgesteld en een projectorganisatie ingericht waarmee de activiteiten uit het project uitgevoerd gaan worden. 

7. Diepteonderzoek.

   
   Deze stap in het adviestraject kost de meeste tijd en inspanning. Het doel van deze stap is het verzamelen van de benodigde informatie om later een gedegen en onderbouwd advies te kunnen geven. 

8. Oplossingsplan.

   
   De verzamelde informatie moet leiden tot een oplossing voor het eerder vastgestelde probleem. In deze fase worden alle verzamelde gegevens geanalyseerd en vertaald naar mogelijke oplossingen van de onderneming. Uit de verschillende alternatieven wordt uiteindelijk één oplossing gekozen die het beste past bij de opdracht.

9. Invoering.

   
   De invoering van de voorgestelde oplossing heeft betrekking op Budget, Activiteiten, Resources en Tijd. Als acroniem BART. In deze stap wordt vastgesteld welk budget er nodig is. Met budget wordt bedoeld een kosten/baten analyse; wat levert het de onderneming op? De activiteiten die uitgevoerd moeten worden om te komen tot de invoering van de voorgestelde oplossing. Daarnaast moet vastgesteld worde wat er nodig is om de oplossing in te voeren. De resources in middelen en mensen. Als laatste wordt gekeken naar de totale doorlooptijd van het project en naar de netto uren die door medewerkers besteed worden aan het project.

10. Afronding.

    
    De afronding betreft de overdracht van het project naar de onderneming zodanig dat deze in staat is om ook daadwerkelijk de voorgestelde oplossing in te voeren.

Resultaat van het model

Met behulp van Het Tien Stappenplan kan de adviseur een gedegen en onderbouwd plan neerleggen waarmee de onderneming de betreffende opdracht ook daadwerkelijk gerealiseerd kan krijgen en de geformuleerde doelstellingen in de opdracht ook kan realiseren.

Het Tien Stappenplan wordt in het hoger onderwijs veel gebruikt om de kwaliteit van het afstudeertraject te waarborgen. 

Aandachtsgebieden Het Tien Stappen Plan

Het Tien Stappenplan is behoorlijk gedetailleerd en het exact volgen van deze tien stappen zal met de nodige aandacht moeten plaatsvinden. Iedere adviseur moet wel zelf terdege overwegen hoeveel aandacht welk stap in het proces krijgt. In veel situaties worden stap 1 tot en met 6 in de eerste drie tot vier weken uitgevoerd bij een project dat ongeveer twintig weken duurt. Stap 7 zal het langste duren omdat er veel informatie verzameld moet worden en duurt ongeveer 10 weken. De laatste zes weken zijn voor de oplossing, invoering en oplevering van het project aan de onderneming. 

De adviseur moet bij week 14, einde diepteonderzoek, ook wel degelijk stoppen met het verzamelen van informatie om voldoende tijd over te houden voor de implementatiefase. De informatie die hierna nog verzameld zal worden mag geen grote invloed meer hebben op het advies, anders is er tijdens het diepteonderzoek iets fout gegaan en moet er een nieuwe planning komen. 

Auteur: P.M.Kempen en J.A.Keizer

Jaar ontwikkeld: 1995 

Ook bekend als: TSP, Traject organisatieadvies

Literatuur

Competent afstuderen en stagelopen; Kempen.P.M. en Keizer,J.A.; Wolters-Noordhoff; 2005, ISBN 9001468241