De 8 – Strategie implementatie

Doel: Het invoeren van de ontwikkelde strategie

Achtergrond

Grote en kleine organisaties zijn continue bezig om hun strategie te bekijken en aan te passen aan veranderde omstandigheden die komen vanuit de organisatie zelf, de omgeving ervan of vanuit nieuwe technologieën. Door de huidige snelle ontwikkelingen zijn bedrijven bijna verplicht om hun huidige strategie te volgen, maar gelijktijdig een nieuwe of aangepaste strategie te ontwikkelen.

Het ontwikkelen vindt meestal wel plaats omdat deze strategieën min of meer achter de tekentafel bedacht kunnen worden. Het invoeren ervan heeft meestal meer voeten in aarde omdat daarbij de gehele organisatie betrokken is terwijl het bedrijf gewoon door moet draaien. Vanaf de directie tot en met de medewerkers op de werkvloer krijgt te maken met een verandering van strategie. Organisatie zijn inmiddels veel ‘platter’ (minder hiërarchische lagen in de organisatie) geworden en dat betekent dat nagenoeg iedereen bij deze veranderingsprocessen betrokken zijn. De invoering van een nieuwe of aangepaste strategie moet dan ook gestructureerd uitgevoerd worden.      

Toepassing Strategie implementatie

Invoering van een strategie vergt een juiste communicatie naar iedereen die erbij betrokken is om draagvlak te krijgen voor de verandering. Een zichtbare herkenning en herhaling van de verandering helpt om draagvlak te krijgen. Het model van ‘De 8’ geeft een perspectief om deze aspecten van de invoering van de strategie vorm te geven en makkelijk te onthouden. Een belangrijk aspect bij succes van de invoering van de strategie is dat het management open en eerlijk communiceert en iedereen te woord staat die vragen heeft over de verandering. We bespreken de acht aspecten hierna.

1. Strategie update

Elke organisatie kijkt, als het goed is, ieder jaar naar de strategie van de organisatie. Niet zo zeer wat het doel is van de organisatie maar wel welke stappen genomen moeten worden om te komen tot dat doel. De periode die de strategie gemiddeld bestrijkt is een periode van drie jaar en verder. Het betreft hierbij de strategie op strategisch niveau van de organisatie. Daarnaast kennen we ook een strategie op tactisch en operationeel niveau in de organisatie. Deze worden hier echter buiten beschouwing gelaten omdat deze een uitvloeisel zijn van de strategie op het strategisch besturingsniveau. De veranderingen vloeien voort uit de veranderingen uit de omgeving, intern of vanuit technologie. Een beperkte verandering in de omgeving of van de technologie kan een grote verandering in de strategie teweeg brengen.

2. Communicatie

Nadat de strategie (update) door betrokkenen (vooral management) opgesteld is kan deze naar de andere medewerkers van de organisatie gecommuniceerd worden. Communicatie is een van de belangrijkste pijlers voor een succesvolle strategie-invoering. Het personeel wordt bij het ontbreken van informatie onzeker en zal als reactie daarop niet veel meer doen dan de minimale normale werkzaamheden en afwachten wat er verder gaat gebeuren. Wanneer deze situatie eenmaal is ontstaan blijkt het zeer moeizaam te zijn om deze afwachtende houding te doorbreken. Voor een effectieve communicatie mogen alle middelen gebruikt worden die ter beschikking staan. Een enkele grote bijeenkomst voor iedereen alleen is absoluut onvoldoende. Gebruik alle overleggen op alle niveaus, informele bijeenkomsten, intranet, screen savers, posters enzovoorts om de strategieverandering bespreekbaar te maken. De voortrekkers van de verandering, management en medewerkers die voorstanders van deze verandering zijn en een aanzien hebben in de organisatie, spelen een belangrijke rol in het succes. De uitstraling die deze medewerkers overbrengen, verbaal en non-verbaal, zijn elementen waarop de andere medewerkers reageren,  positief of negatief, afhankelijk van de uitstraling.

3. Cascade

De vrije vertaling van cascade is waterval. Dat betekent bij een strategieverandering dat de wijzigingen in de organisatie als gevolg van deze verandering in deelstukken opgedeeld wordt en top-down, vanaf het management, gecommuniceerd wordt tot het laagste niveau in de organisatie. Van daaruit kunnen de medewerkers, bottom-up, de strategie verder invullen op de manier die voor die afdeling of dat proces passend is. Hoewel het logisch lijkt, is het lastig om tussen de verschillende hiërarchische niveaus in de organisatie een goede afstemming te krijgen. Alles van lagere niveaus (strategie, initiatieven, doelstellingen) moet weer op een hoger niveau als geheel samenkomen zonder dat er overlappingen of dubbelingen optreden. De sets van succesfactoren moeten dus over de verschillende hiërarchische niveaus op elkaar afgestemd zijn.

4. Vergelijk en Leer

Hoe goed de strategie ook is bedacht, het is en blijft een plan wat in de toekomst iets moet gaan opleveren. Naar beste eer en geweten is de beste wijze uitgedacht met de grootste kans van slagen op basis van de op dat moment bekende situatie zowel intern als extern, de organisatie en de huidige stand van de technologie. Het is daarom bijna noodzakelijk om regelmatig stil te staan bij de vorderingen die gemaakt worden en te controleren of de verwachte doelen daadwerkelijk behaald zijn. Niet alleen de strategie zelf moet bekeken worden, ook het proces van de invoering van de strategie is onderwerp van evaluatie. Maar al te vaak wordt de strategie aangepast omdat doelstellingen niet behaald worden terwijl de strategie op zich juist is. Het blijkt dat dan het proces van de invoering te wensen overlaat. 

5. Beheer initiatieven

In deze stap wordt de strategie geconfronteerd met de realiteit, de feitelijke invoering en de allocatie van medewerkers aan de strategieverandering. De invoering moet beheerst geschieden en er voor zorgen dat alle initiatieven en activiteiten die deel uit maken van de strategie geselecteerd, geprioriteerd en opgevolgd worden. Dit kan gebeuren door de volgende activiteiten.

* Opleiden van medewerkers en vooral ook managers bij de invoering van de strategie. Dit is een steeds meer opkomend kennisgebied.

* Toepassen van voordelen van nieuwe ontwikkelingen. Strategie invoering is een nieuw kennisgebied en er komen nieuwe ontwikkeling op de markt. Blijf deze volgen en selecteer de juiste ontwikkeling toe die past bij de invoering van de strategie.
* Kennisbehoefte. Invoering van de strategie is context afhankelijk, afhankelijk van de organisatie, de situatie, en het moment. Hiervoor is meer kennis nodig dan algemene kennis van strategie om deze goed te kunnen invoeren. 

6. Stel doelstellingen vast

Organisatiedoelstellingen kunnen vastgesteld zijn, echter de individuele doelstellingen maken het dat de medewerkers in actie komen. Belangrijk is nu de doelstellingen van de medewerkers in lijn te brengen met de doelstellingen van de organisatie. Deze verbindingen helpen om de strategie succesvol in te voeren. De doelstellingen van de medewerkers moeten niet vanaf boven opgelegd worden maar met de individuele personen in onderling overleg vastgesteld worden. 

7. Observeer en Coach

Doelstellingen afspreken met medewerkers en ze het zelfstandig te laten realiseren is mooi.  Beter is om deze medewerkers te coachen om zijn of haar doelstelling te realiseren. Coaching en feedback geven zijn belangrijke vaardigheden die een manager nodig heeft om de strategie succesvol in te voeren en de medewerkers te motiveren en tot betere prestaties te leiden.

8. Evalueer prestatie

Het evalueren van de prestaties van medewerkers kan eenvoudig door de doelstelling te meten. Motiverender voor de medewerkers is een eerlijkere manier te nemen om de prestaties te meten. Er kunnen tal van oorzaken zijn waardoor individuele doelstellingen niet gerealiseerd zijn. Het ontdekken van deze aspecten helpt tevens om de strategie weer beter in te voeren en de medewerkers tevreden te houden, Een veelgebruikte methode is de STAR-methodiek die staat voor Situatie, Taak, Activiteiten en Resultaten.

Resultaat van het model

De acht stappen lijken open deuren. Al lezend komen ze logisch over. Het blijkt echter dat veel organisaties delen overslaan en daarmee de invoering van de strategie vertragen of soms tot een mislukking laten worden. Het uitvoeren van de 8 stappen biedt de organisatie handvatten om de managers samen met de medewerkers effectief te laten werken aan de strategie.

Aandachtsgebieden Strategie implementatie

Strategieverandering is niet alleen nieuwe regels en procedures invoeren. Bij strategieverandering is er ook altijd een verandertraject waarbij medewerkers van een organisatie op een andere manier zullen moeten gaan werken. Het model van de 8 stappen kan een perfecte ondersteuning bieden bij verandermanagement. Er blijft echter altijd een aandachtsgebied over en dat is de verandering bij de mens zelf. Daar gaat dit model niet over. 

Auteur: Jeroen de Flander

Jaar ontwikkeld: 2012

Naam: De 8 – Strategie implementatie, Stratgy Excecution Heroes

Literatuur

Flanders, J. de (2010), Strategy Execution Heroes: Business Strategy Implementation and Strategic Management Demystified (Expanded Edition), Brussel: The Performance factory (Bestsellerboek!)