Business Information Services Library

Doel: Inrichten van Informatiemanagement

Achtergrond BISL

Bedrijfsprocessen worden meer en meer afhankelijk van een correcte informatievoorziening. Sommige organisaties hebben informatievoorziening nodig als ondersteuning en speelt het nauwelijks een rol, andere als hulp bij de uitvoering van het primaire proces, weer andere zijn sterk afhankelijk van de informatievoorziening als het primaire proces er door gestuurd wordt en als laatste zijn er organisaties waarvan informatieverwerking het primaire proces is. 

Voor elke situatie gelden andere eisen aan de informatievoorziening. Daarnaast zijn er binnen en buiten de organisatie steeds meer partijen die belang hebben bij juiste, accurate en up-to-date  informatie. Hierdoor is een grotere behoefte ontstaan om de informatievoorziening beter in te richten. Voor de goede orde, we spreken hier niet over ICT, informatie en communicatie technologie, als zijnde geautomatiseerde verwerking van gegevens. Er ligt uiteraard wel een sterk raakvlak met dit gebied.

Toepassing Business Information Services Library

Het BiSL framework kent een besturing op drie niveaus zoals ook in de besturingsniveaus van organisaties. Dit zijn richtinggevend (strategisch), sturend (tactisch) en uitvoerend (operationeel). Op elk niveau bestaat er een cluster van processen. Deze clusters zijn Opstellen IV-organisatie (IV staat voor Informatie Voorziening), Informatie coördinatie en Opstellen informatiestrategie op richtinggevend niveau, Planning & control, Financieel management, Behoefte management en Contract management op sturend niveau en Gebruiksbeheer, Wijzigingen beheer, Transitie en Functionaliteiten beheer op uitvoerend niveau. De drie niveaus met de bijbehorende clusters vormen het BiSL framework en worden hierna beschreven.

Richtinggevend niveau

De processen binnen dit niveau zorgen er voor dat bepaald wordt wat het beleid gaat worden voor de informatievoorziening en welke de organisaties hier deel van uit maken. Hier wordt dus ‘richting’ gegeven aan de informatievoorziening. 

1. Opstellen IV-organisatiestrategie. De processen in dit cluster richten de organisatie van de informatievoorziening in op onderdelen zoals onderlinge communicatie, structurering, werkwijze en sturing voor alle bij besluitvorming over de informatievoorziening betrokken partijen. Het opstellen van de IV-organisatiestrategie geeft antwoord op welke manier de sturing van de informatievoorziening georganiseerd wordt.
2. Informatie coördinatie. Het proces in dit cluster stemmen de plannen en de betrokken partrijen over informatievoorziening op elkaar af.  De verbindende processen zorgen er voor dat het informatiebeleid en de organisatie ervan op elkaar afgestemd worden.
3. Opstellen informatiestrategie. De processen in dit cluster zorgen voor een vertaalslag van de ontwikkelingen binnen de organisatie, als ook de ontwikkelingen buiten de organisatie en de technologische ontwikkelingen naar een te voeren informatiebeleid binnen de organisatie. Het opstellen van de informatiestrategie geeft antwoord op de inrichting van de informatievoorziening voor de lange termijn binnen de organisatie.

Sturend niveau

De processen binnen dit niveau zorgen er voor dat er afstemming plaatsvindt tussen het cluster richtinggevend – en uitvoerend niveau. Deze processen verzorgen de integrale sturing van de informatievoorziening zodat alle aspecten binnen de informatievoorziening op elkaar afgestemd worden.  De processen op sturend niveau zorgen voor de sturing van de informatievoorziening binnen de organisatie.

Uitvoerend niveau

De processen binnen het cluster uitvoerend niveau zorgen er voor dat de informatievoorziening dagelijks functioneert en zorgen er tevens voor dat alle benodigde wijzigingen voor het juist functioneren van de informatievoorziening doorgevoerd worden. 

1. Gebruiksbeheer. De processen in dit cluster zorgen er voor dat de bedrijfsprocessen continue voorzien worden van de juiste informatievoorziening. Hiervoor richten deze processen zich op de ondersteuning van de gebruiker bij het gebruik van de informatievoorziening, de aansturing van de ICT leverancier (intern en/of extern) en het beheer van de gegevens die de organisatie nodig heeft voor de informatievoorziening.  De processen binnen gebruikersbeheer zorgen voor een juist gebruik en een juiste aansturing van de informatievoorziening.
2. Functionaliteitenbeheer. De processen in dit cluster zorgen er voor dat wijzigingen gespecificeerd worden en dat deze na testen doorgevoerd kunnen worden. De processen binnen functionaliteitenbeheer zorgen voor de gewijzigde informatievoorziening.
3. Wijzigingenbeheer en Transitie. De processen in dit cluster zorgen er voor dat keuzes gemaakt worden welke wijzigingen doorgevoerd worden en hoe deze wijzigingen binnen de gebruikersorganisatie ingevoerd kunnen worden. De processen binnen de verbindende processen zorgen er voor dat bekend wordt waarom en wanneer de informatievoorziening verandert.

Resultaat van het model

Door het opzetten van beleid ten aanzien van de informatievoorziening binnen de organisatie zullen de bedrijfsprocessen beter ondersteund worden en kunnen de medewerkers effectiever werken. In een snel veranderende wereld is de organisatie in staat de juiste informatie op het juiste moment beschikbaar te hebben voor een juiste aansturing van de bedrijfsprocessen.

Aandachtsgebieden BISL

Zoals met vele frameworks is het risico dat het middel een doel op zich wordt. Omdat het framework zich op alle drie de besturingsniveaus van de organisatie beweegt is een concrete afstemming tussen de drie besturingsniveaus absoluut noodzakelijk. De Business Informatie Manager (BIM) speelt de rol tussen de gebruikers (ook op alle drie de besturingsniveaus) en de (geautomatiseerde) informatieverwerking afdeling. Dit is een functie waar men niet te licht over mag denken. De BIM denkt mee over ondersteuning van gebruikers op de drie besturingsniveaus en moet tegelijkertijd een vertaalslag maken naar de ICT-afdeling.

Auteur: Remko van der Pols, Ralph Donatz, Frank van Outvorst

Jaar ontwikkeld:  2005

Naam: BiSL framework

Literatuur

• Pols, R. van der, Donatz, R., Outvorst, F. van, (2012), BiSL – Een framework voor business informatiemanagement, Zaltbommel: Van Haren Publishing