Brainstorm

Doel: Genereren en uitwerken van ideeën

Achtergrond van het model

Ondefinieerbare begrippen zoals kwaliteit en gebruikersvriendelijkheid zijn moeilijk uit te werken en te concretiseren. Het oplossen van problemen in groepsverband leidt vaak tot lange discussies met uitsluitend tegenovergestelde standpunten of oeverloze discussies. Door het gebruik van het model van de brainstorm kunnen ondernemingen deze problemen gestructureerd en beheerst aanpakken en in een stappenplan uitwerken waarin eenieder zich kan vinden.

Toepassing Brainstorm

De brainstorm bestaat uit een aanpak van zeven stappen die leiden tot een concreet uitvoerbaar plan. Deze zeven stappen zijn:

1. Achtergrondinformatie
2. Probleemdefinitie
3. Ideegeneratie
4. Ideeselectie
5. Voor- en nadelen
6. Werk aan kritieke concerns
7. Actieplan/uitwerking

Om de brainstorm goed te laten verlopen kan facilitator aangesteld worden. Deze persoon draagt zorg voor het proces en mag zich inhoudelijk niet met de sessie bemoeien. 

1. Achtergrond informatie
   In deze fase krijgt iedere deelnemer de achtergrondinformatie waartegen het probleem zich afspeelt. Dit is van belang voor een goed begrip van het probleem. Deze informatie bestaat uit de gebeurtenissen van de afgelopen periode. De gebeurtenissen die hebben geleid tot de huidige ontstane situatie worden op chronologische volgorde gepresenteerd. Vervolgens worden de symptomen gepresenteerd zodat iedereen weet tot welke situaties, problemen of uitdagingen de gebeurtenissen hebben geleid. Als laatste wordt aangegeven welke acties en welke besluiten inmiddels hebben plaatsgevonden om de betreffende situatie aan te pakken.
2. Probleemdefinitie
   Vanuit de achtergrond wordt in deze fase een probleem gedefinieerd op basis waarvan de aanwezigen ideeën kunnen gaan genereren. Deze probleembeschrijving begint met een vraag. Bijvoorbeeld met een dalende omzet van de afgelopen maanden vanwege grote concurrentie. De vraagstelling hierbij kan zijn: “Hoe kunnen we als onderneming een betere concurrentiepositie creëren ten opzichte van de nieuwe concurrent?” Op deze wijze gaat iedereen van start en is de denkrichting van iedereen hetzelfde.
3. Ideeëngeneratie
   Bij het genereren van ideeën is het uiterst belangrijk dat iedereen zo veel mogelijk ideeën oppert om een breed scala aan mogelijkheden te krijgen. Hierbij mogen de deelnemers niet in discussie gaan over de kwaliteit of toepasbaarheid van het idee. Dit komt in een latere fase. De deelnemers mogen uitsluitend vragen stellen wanneer het om een toelichting op het idee gaat. Met een kleine groep kan de facilitator de ideeën opschrijven. Wanneer de groep groter dan tien personen wordt, is het verstandig een andere methode van ideeën verzamelen te hanteren. Bijvoorbeeld door iedereen hun ideeën op een “geeltje” te laten schrijven en in te leveren. Iedereen mag zo veel ideeën opschrijven al hij of zij kan bedenken waarbij geldt dat elk idee op een apart geeltje komt.
4. Idee selectie
   Wanneer er geen nieuwe ideeën meer bedacht worden is het zaak om het beste idee te gaan selecteren. Hiervoor dienen alle ideeën eerst gegroepeerd te worden die met hetzelfde onderwerp te maken hebben. Elke groep ideeën krijgt een eigen naam. Vervolgens dienen de groepen van ideeën geprioriteerd te worden. Afhankelijk van de beschikbare tijd worden vanaf het idee met de hoogste prioriteit een aantal ideeën geselecteerd die in de beschikbare tijd uitgewerkt kunnen worden.
5. Voor- en nadelen
   Per groep ideeën worden de voor- en nadelen opgesomd. Ook hier geldt dat er niet inhoudelijk gediscussieerd mag worden, maar dat er zo veel mogelijk voor- en nadelen opgesomd worden zodat er een goede afweging gemaakt kan worden. Op basis van deze activiteit wordt de prioriteit nogmaals bekeken en eventueel aangepast. Dit gebeurt uitsluitend op basis van de voordelen die elk idee met zich meebrengt. De nadelen worden in de volgende stap bekeken.
6. Werken aan kritieke concerns
   Nu de voor- en nadelen op een rij zijn gezet wordt per idee, startend met het idee met de hoogste prioriteit vastgesteld of bij dit idee kritieke concerns aanwezig zijn. Kritieke concerns zijn nadelen die er voor zorgen dat het idee niet meer uitgevoerd kan worden. Deze nadelen dienen goed overwogen te worden en bekeken op welke wijze hier een oplossing voor is. De juiste methode hiervoor is om deze nadelen te verwoorden middels een vraag die begint met “Hoe kunnen we…” of “Ik zou willen dat…” Bijvoorbeeld: Bij een idee blijkt een nadeel te zijn dat veel medewerkers niet de juiste opleiding hebben. Een vraag zou dan kunnen zijn “Wie kan binnen zoveel tijd zoveel medewerkers opleiden in het werken met deze machines?”. Alle vragen kunnen vervolgens gevolgd worden door uit te voeren acties die op een lijst gezet worden bij het betreffende idee. Zo worden de ideeën één voor één besproken tot de tijd op is.
7. Actieplan en uitwerking
   De zo ontstane lijst met vragen leiden tot acties van mensen om antwoord op de vragen te vinden. Het belang van deze stap is om de acties die zijn vastgesteld te verdelen onder de medewerkers. Tevens dient erbij vastgesteld te worden op welk moment of tijdstip er antwoorden moeten zijn en kan de volgende workshop gepland worden. In de daaropvolgende workshop worden de ideeën wederom één voor één bekeken op basis van de prioriteitsvolgorde. Per idee wordt vastgesteld of er nog kritieke concerns zijn of dat deze door de activiteit overkomen kan worden. Blijft er een kritiek concern dan kan dit idee helaas niet uitgevoerd worden en wordt dit van de lijst geschrapt. Zodra er een idee is waar alle kritieke concerns zijn afgevallen dan is dit idee geselecteerd en wordt het verder uitgewerkt.

Resultaat van het model

Het resultaat is een gedragen oplossing voor een bepaald probleem waarbij de belangrijkste medewerkers die betrokken zijn bij het onderwerpen als team hebben meegedacht. De structuur draagt zorg voor resultaat en dat men niet in oeverloze discussies verzand en dat binnen de gestelde tijd ook het meeste resultaat ontstaat.

Aandachtsgebieden Brainstorm

Er wordt veel gesproken over één brainstormsessie. Vaak blijkt dat er wel drie nodig zijn voor de brainstorm zelf en dan nog één voor de opvolging. Onderschat de tijd dus niet die nodig is voor een goed resultaat. 

Omdat dit veelal een creatief proces is om te komen tot ideeën zal de facilitator het proces strak moeten kunnen sturen. Maar mensen dwalen zeer snel af en dan moeten ze weer terug op het spoor gezet worden. 

Auteur: Alex Osborn

Jaar ontwikkeld: 1938

Naam: Brainstorm

Literatuur

Vos, K. de (2006) Brainstormen 50.000 ideeën per dag!  Pearson Education.