BART

Doel: Opstellen van een planning van een invoeringsplan

Achtergrond van het model

Vele opdrachten worden door bedrijven opgesteld om onderzoek te doen naar nieuwe markten, nieuwe producten, klanttevredenheid et cetera. Deze opdrachten worden door interne medewerkers uitgevoerd of door externen wanneer de onderneming onder andere te weinig capaciteit heeft. Drie vragen worden hierbij door de opdrachtgevers gesteld, in veel gevallen de directie van de onderneming:

1. ‘Wat krijg ik?’
2. ‘Wanneer krijg ik het?’
3. ‘Hoeveel levert het op?’

Het model BART helpt om de antwoorden op deze vragen op gestructureerde wijze in beeld te brengen en te implementeren. 

Toepassing BART

Bart staat voor Budget, Activiteiten, Resources en Tijd. Dit zijn de componenten die bepalend zijn voor het antwoord op de vragen van de opdrachtgever en bieden direct een plan om de gegeven oplossing op een gestructureerde wijze in te voeren. 

Hiervoor zullen onderstaande stappen uitgevoerd moeten worden:

• Opstellen budget

  
  Het budget bestaat uit twee verschillende componenten. Eén component betreft de kosten van het project. Deze kosten worden opgesteld op basis van bekende en minder bekende feiten. Immers het project is nog niet uitgevoerd en niemand kan in de toekomst kijken. Naarmate de opsteller van het project vaker kostencalculaties heeft uitgevoerd, zullen de kosten dichter bij de werkelijkheid liggen dan wanneer een minder ervaren iemand dit doet. De tegenhanger van de kostenzijde is de opbrengstzijde. De opdrachtgever zal minder geïnteresseerd zijn wanneer het project meer kost dan het opbrengt, tenzij er om strategische redenen in geïnvesteerd moet worden. De kostenkant betreft alle kosten die voor het project gemaakt worden en zullen één voor één berekend en ingeschat moeten worden. Over het algemeen levert dit geen grote problemen op. Lastiger is de opbrengstenkant. Het is moeilijker in te schatten welke opbrengsten een project genereert omdat het hier vaak de ontwikkeling van de markt betreft. Toch zal er een schatting gemaakt moeten worden wil er antwoord gegeven kunnen worden op de derde vraag.

• Vaststellen activiteiten

  
  De activiteiten betreffen de taken die door interne en externe medewerkers uitgevoerd worden om de doelstellingen van het project te realiseren. Ze zullen één voor één vastgesteld moeten worden. De activiteiten hebben vaak een onderlinge relatie met elkaar waardoor ze niet zomaar willekeurig uitgevoerd kunnen worden. Sommige activiteiten mogen pas starten wanneer een andere activiteit gerealiseerd is. Om de activiteiten te realiseren worden uren door de internen of externen gemaakt. Voor beiden geldt een uurtarief. Dit is van belang voor de berekening van de kosten. Zodra er meerdere activiteiten zijn die door meerdere personen worden uitgevoerd en er bestaan diverse relaties tussen deze activiteiten, is het meestal verstandig een planning te maken. Met bijvoorbeeld een Gantt chart kan een overzicht verkregen worden van de volgorde van de activiteiten
  
  Door de activiteiten die op het project uitgevoerd worden zullen de op te leveren producten gerealiseerd worden. Hiermee wordt antwoord gegeven op de eerste vraag van de opdrachtgever: ‘Wat krijg ik?’. Deze op te leveren producten staan in relatie met de kosten die het project met zich meebrengt. Wanneer de kosten van een aanpassing in het product heel hoog zijn en de aanpassing zelf is maar zeer klein, zal de opdrachtgever de kosten ten opzichte van wat geleverd moet worden niet snel accepteren, zelfs los van wat het uiteindelijk oplevert.

• Bepalen resources

  
  Per activiteit wordt vastgesteld welke resources nodig zijn en hoeveel. De resources zijn niet alleen de medewerkers die de activiteiten uitvoeren, maar vaak ook werkplekken, apparatuur, aanschaf van software licenties, huur van auto’s en kantoorbenodigdheden. Deze resources worden in de projectplanning opgenomen om vast te stellen wanneer de resources nodig zijn. Dit kan vaak via hetzelfde planningpakket dat de activiteiten in een Gantt Chart zet. De kosten van de resources worden bij de totale kosten opgeteld.

• Vaststellen nettotijd en doorlooptijd

  
  Het aspect tijd geeft antwoord op vraag: ‘Wanneer kan ik gaan berekenen dat het project winst gaat opleveren vanuit de inspanningen die gepleegd zijn?’. Dit is de datum van oplevering (‘Wanneer krijg ik het?) plus de tijd die nodig is voor het terugverdienen van de kosten. Hierbij dient met twee tijdsaspecten rekening gehouden te worden. Het eerste aspect is de nettotijd en het tweede aspect de doorlooptijd. De nettotijd  is het aantal uren dat medewerkers nodig hebben om het project af te ronden en de doorlooptijd is de kalendertijd die verstrijkt tussen de start van het project en de oplevering van het laatste onderdeel.

Resultaat BART

Het resultaat van dit model biedt de onderneming een gestructureerde en berekende planning om de oplossing voor een probleem in te voeren.

Aandachtsgebieden BART

• Een planning is een plan en een inschatting van de verwachtingen in de toekomst. Bij elk plan kan afgeweken worden van de planning vanwege onvoorziene omstandigheden. De onderneming dient flexibel genoeg te zijn om aanpassingen op het plan te accepteren, maar er moeten ook grenzen zijn aan het aantal en de hoogte van de aanpassingen aan het plan. Hierin voorziet het model niet. Een afweging van het management van de onderneming is daarbij noodzakelijk.

Auteur: M. Mulders

Jaar ontwikkeld: 2005

Naam: Budget Activiteiten Resources& Tijd