Activity Based Costing

Het doel van het activity based costing model is het toerekenen aan de activiteiten die de kosten veroorzaken.

Achtergrond van activity based costing

Overheadkosten worden bij berekening van de kostprijs vaak via een sleutel verdeeld over de producten die verkocht worden. Hierdoor worden de producten die veel verkocht worden onevenredig duur, terwijl deze producten juist voor een efficiënt gebruik van het productiepark zorgen. Immers, met grote volumes gaan de kosten per stuk omlaag. In tegenstelling hiermee zijn de producten die onevenredig veel inspanning en overhead met zich meebrengen, te goedkoop.

Het model van de ABC analyse, Activity Based Costing, komt tegemoet aan deze problematiek doordat de werkelijke kosten aan de producten toegerekend worden. Dit wordt gedaan door middel van het vaststellen van welke feitelijke activiteiten en middelen bijdragen tot de realisatie van het product. De activiteiten en de middelen om het product te realiseren veroorzaken immers de kosten en niet de producten zelf. Zo zullen de verschillende producten ook verschillende activiteiten en middelen vergen om te produceren. Hierdoor is het ook redelijk om de overeenkomstige kosten door te rekenen aan dat product.

Toepassing van het model

Een primaire voorwaarde om effectief gebruik te kunnen maken van ABC is het in kaart brengen van de processen en de activiteiten van de onderneming. Tevens moet het bekend zijn waar deze kosten aan toegerekend kunnen worden, de cost objects ofwel kostenobjecten. Kostenobjecten zijn die items (product, productserie, klant, afdeling, persoon, vervoermiddel) waarvoor een afzonderlijke kostenbepaling vereist is. Om de kosten op de juiste wijze door te kunnen berekenen dienen de activiteiten geclassificeerd te worden. Bijvoorbeeld wanneer een machine omgesteld wordt voor een nieuwe serie zullen de kosten van het omstellen over alle producten in die serie verrekend moeten worden.
Kosten zijn te verdelen in:

Interne kosten

1. Unit level, de kosten van deze activiteiten kunnen per product toegewezen worden.
2. Batch level, de kosten van deze activiteiten worden aan een batch of lot of serie toegewezen.
3. Product level, de kosten van deze activiteiten worden toegewezen aan alle gerealiseerde of te realiseren producten. Een voorbeeld hiervan is de kosten voor research en development.
   

Externe kosten

1. Facility level, de kosten van deze activiteiten worden toegewezen aan algemene onderzoeksactiviteiten.
2. Customer level, de kosten van deze activiteiten worden overeenkomstig het product level toegewezen waarbij het kostenobject verschillend is.

De interne kosten kunnen over de producten verdeeld worden. Dit geldt niet voor de externe kosten en deze zullen daarom een bepaalde verdeelsleutel krijgen. 

Na de vaststelling van de activiteiten kunnen de cost drivers ofwel de kostenveroorzakers vastgesteld worden. Kostenveroorzakers zijn die gebeurtenissen in de onderneming die er voor zorgen dat de activiteiten uitgevoerd gaan worden. Zo is bijvoorbeeld een order van een klant een kostenveroorzaker. De klant bestelt een product en vervolgens gaat de onderneming dit product maken. Nu is het van belang te weten hoeveel klantenorders er totaal komen om de totale kosten vast te kunnen stellen. 

Het doorrekenen van de kosten kan via de onderstaande stappen uitgevoerd worden:

1. Vermenigvuldig de kosten met de kostenveroorzakers (bv. Aantal orders maal de kosten van één order)
   
2. Het resultaat van de vorige stap wordt toegewezen aan de kostenobjecten

Twee soorten kosten worden uitgesloten van ABC omdat anders een vertekend beeld kan ontstaan. Dit zijn de kosten van onbenutte capaciteit of overcapaciteit en de kosten van algemeen onderzoek. Deze kosten kunnen immers niet aan één van de bestaande kostenobjecten gekoppeld worden. Hiervoor dient een apart kostenobject gedefinieerd te worden. 

Stappenplan

Om ABC op een juiste wijze toe te passen dienen de volgende stappen uitgevoerd te worden:

1. Bepaal de cost objects ofwel kostenobjecten.
2. Bepaal de processen van de onderneming met de daarbij behorende activiteiten.
3. Bepaal de resources ofwel productiemiddelen zoals machines, mensen, computers, gebouwen die geheel of gedeeltelijk aan een activiteit gekoppeld kunnen worden.
4. Bepaal de kosten van de resources.
5. Bepaal de cost drivers ofwel kostenveroorzakers.
6. Bereken de kosten van de activiteiten.
7. Bereken de totale kosten per cost object ofwel kostenobject. 

Een extra belangrijke bijdrage met behulp van ABC kan met name verkregen worden door ABC in te voeren bij bedrijven die voldoen aan een specifieke situatie, namelijk:

1. bedrijven die met een grote overhead te maken hebben;
2. bedrijven die met een verdeelsleutel arbitrair de kosten aan de producten toebedelen;
3. bedrijven waar de overheadkosten niet evenredig zijn met het gebruik door producten van resources;
4. bedrijven in een sterk concurrerende markt;
5. bedrijven met een grote variëteit in producten en productieprocessen met grote en kleine series;
6. bedrijven met veel verschillende verkoopactiviteiten voor veel distributiekanalen en afnemers.

Resultaat van het model

Het resultaat van ABC is een fijnmazige allocatie van kosten aan kostenobjecten zodat verborgen kosten zichtbaar worden en de oorzaken van overhead inzichtelijk gemaakt worden. De werkelijke kosten worden inzichtelijk gemaakt, zodat een hernieuwde prijsstelling kan plaatsvinden waarmee de concurrentiepositie verbeterd kan worden.

Aandachtsgebieden Activity Based Costing

Bij het heralloceren van kosten via ABC wordt duidelijk tegen welke kosten de producten gemaakt worden. Hierbij kan het voorkomen dat sommige producten na herallocatie significant duurder worden en het niet mogelijk is de hogere prijs door te rekenen aan de klanten.

De mate van detaillering van cost drivers en cost objects kan zorgen voor een te complex systeem. Een goed ondersteunend informatiesysteem kan deze problematiek oplossen.

Wanneer blijkt dat een product op basis van het uitgevoerde ABC te duur is vanwege speciale klantspecificaties of kleine series, kan niet direct gesteld worden dat dit product afgebouwd moet worden. Dit is met name het geval wanneer deze producten naast andere producten lopen van dezelfde klant. Derhalve zal het totale pakket van die klant bezien moeten worden.

Auteur: Cooper & Kaplan

Jaar ontwikkeld: 1988

Literatuur

• Cooper, R. en Kaplan, R (1991). Profit Priorities from Activity-Based Costing, Harvard Business Review.
• Cooper, R. en Kaplan, R (1999). Kosten en Resultaat. Den Haag: Academic Service.
• Theunisse, H (1995). Activity Based Costing. Apeldoorn: MAKLU Uitgevers.