Activiteitenschema

Naam: Activiteitenschema

Doel: Vaststellen volgorde activiteiten en verantwoordelijken voor deze activiteiten in processen

Achtergrond activiteitenschema

Elke onderneming die haar doelstellingen wil realiseren zal dit doen op basis van een aantal opéénvolgende processen. Ondernemingen waarvan de processen nog niet als geheel beschreven zijn en die voor iedere afdeling taken van de verschillende functies opgesteld hebben, lopen vast wanneer zij naar een procesgerichte structuur willen overgaan.

De onderlinge processen zullen op elkaar afgestemd moeten worden om ervoor zorg te dragen dat medewerkers de juiste activiteiten uitvoeren en dat er geen gaten vallen of doublures in activiteiten ontstaan. Met behulp van het opstellen van een activiteitenschema wordt inzicht verkregen wie verantwoordelijk is voor welke activiteit in een proces.

Toepassing van het schema

Om te komen tot de juiste stappen in een proces dient dit proces in zijn geheel uitgeschreven te worden. Het voorbeeld geeft het realiseren van het ontwerp voor nieuwe kartonnen doos aan, vanaf aanvraag van de klant tot en met het moment dat productie gedraaid kan worden. Het ontwerpproces van een nieuwe kartonnen doos bestaat uit de volgende activiteiten: 

1. Activiteiten vaststellen en beschrijven

Dit wordt weergegeven op de verticale as van het model. Deze activiteiten betreffen alle handelingen die nodig zijn om van de eerste vraag van een klant te komen tot het moment dat alles gereed is om de uiteindelijke productie voor dat product te gaan draaien.

2. Plaatsen van activiteiten in volgorde van uitvoering 

Activiteiten die gelijktijdig kunnen worden uitgevoerd worden bij elkaar geplaatst. Dit worden de parallelle activiteiten genoemd. De overige activiteiten die niet parallel geplaatst kunnen worden vormen het kritieke pad van het proces. Dit is de kortst mogelijke doorlooptijd van dit proces op basis van de activiteiten die uitgevoerd moeten worden.

3. Per activiteit vaststellen wie verantwoordelijk is

Dit is de horizontale as van de matrix. Het betreft hier niet alleen interne afdelingen of personen, maar ook de uit te besteden activiteiten. Immers deze bepalen ook de doorlooptijd. Zo kan altijd iemand aangesproken worden wanneer de activiteiten niet overeenkomstig de afspraken uitgevoerd worden.

4. Doorlooptijd aangeven

De doorlooptijd betreft het aantal dagen of uren vanaf de start tot het moment dat de activiteit gereed is. Van de opeenvolgende activiteiten worden de uren en dagen opgeteld tot een totaal. Dit is de kortst mogelijk tijd dat dit proces uitgevoerd kan worden en wordt het kritieke pad genoemd.

Resultaat van dit schema

Het resultaat biedt de onderneming de mogelijkheid om de bedrijfsprocessen beter op elkaar af te stemmen en zo de doorlooptijd van processen te verkorten. Daarnaast krijgt de onderneming zicht o de verantwoordelijkheden per activiteit in een proces. Bij het ontstaan van afwijkingen kunnen daardoor de juiste personen aangesproken worden, hetgeen zou moeten leiden tot verbeteringen.

Aandachtsgebieden bij gebruik van het schema

Bij grote en complexe processen is het noodzakelijk om deze onder te verdelen in deelprocessen om voldoende overzicht te behouden. 

Ondernemingen die de producten of productiewijze sterk aan het veranderen zijn, zullen extra tijd moeten besteden aan het up-to-date houden van deze activiteiten schema’s.