Heb je zo veel tegelijk te doen dat je niet weet waarmee je moet beginnen? Liefst gister nog moest je de cijfers voor de btw-aangifte bij je accountant aanleveren. Maar de nieuwe salesstrategie kun je ook niet langer voor je uitschuiven zonder dat het je geld gaat kosten. Daarnaast dreigt je telefoonabonnement te verlopen. Als klap op de vuurpijl mailt een klant je met een klacht die je niet kunt laten liggen. En dit dus allemaal naast je gewone werk! Wat nu? Om te beginnen komt daar nog iets bij, want je gaat je eerst verdiepen in de Eisenhowermatrix, zodat je daarna wél weet waar je moet beginnen. Maar dit artikel kost je slechts een paar minuten van je tijd, dus lees het gewoon even.

Ken je de wet van Edwards? Die luidt: inspanning × tijd = constant. Met andere woorden: als er veel tijd is om iets te doen, zal de inspanning klein zijn, maar als de tijd op raakt, wordt de inspanning oneindig groot. Het is een universeel verschijnsel dat je vast herkent: mensen zijn geneigd een taak voor zich uit te schuiven. Bijvoorbeeld doordat er andere dingen tussendoor komen of het werk vast nog wel eventjes kan wachten. Het gevolg is dat er minder tijd overblijft om die taak te doen en dat je in die kortere tijd extra hard moet werken om die af te krijgen. Gelukkig bestaat er een patent hulpmiddel om (niet-)urgente taken op een rijtje te krijgen, en niet van de eerste de beste: de Eisenhowermatrix.

Prioriteiten stellen zoals een generaal dat doet

De Eisenhowermatrix is genoemd naar Dwight D. Eisenhower, voormalig president van de Verenigde Staten. Tijdens de Tweede Wereldoorlog, hij was toen opperbevelhebber van de geallieerde strijdkrachten, zou hij een eenvoudig beslismodel hebben gebruikt om prioriteiten te stellen (de matrix staat daarom ook bekend als prioriteitenmatrix). Dat model is gebaseerd op twee vragen:

  1. Is het urgent?
  2. Is het belangrijk?

‘Wat belangrijk is, is zelden urgent en wat urgent is, is zelden belangrijk’, was volgens de overlevering Eisenhowers ervaring. Of hij dit echt heeft gezegd is de vraag, maar de uitspraak laat zich wel gemakkelijk vertalen in een tabel met twee coördinaten. Daar kun je veel plezier van hebben, want in die matrix kun je eenvoudig de antwoorden op de twee vragen kwijt: gaat het om iets wat belangrijk én urgent is (doen!), belangrijk maar niet urgent (plannen!), niet belangrijk maar wel urgent (delegeren!) of niet belangrijk en ook niet urgent (negeren!)?

Je ziet dat prioriteiten stellen orde in de chaos schept, maar tegelijk subjectief is. Dat geldt zelfs voor als er brand is, want ren je dan meteen naar buiten of ren je naar een blusapparaat?

Hoe werkt de Eisenhowermatrix?

Plak de etiketten ‘belangrijk’ en ‘urgent’ op de dingen die je moet doen en zet ze vervolgens in een van de vier kwadranten. Binnen kwadranten kan dat ook weer tot verschillende prioriteiten leiden, dus je zou ze kunnen nummeren in volgorde van belangrijkheid. Wat heb je als je de kwadranten hebt gevuld?

Taken in kwadrant I vragen onmiddellijke aandacht. Die aandacht gaat vaak ten koste van zaken in kwadrant II, die wel belangrijk zijn, maar wat langer kunnen wachten. Een slimme ondernemer  ruimt tijd in voor kwadrant II, voordat de taken daarin vanzelf opschuiven naar kwadrant I doordat de deadline angstaanjagend dichtbij komt. Wat zich in kwadrant III afspeelt, is wel urgent, maar niet belangrijk voor jou. Het zijn bij uitstek taken om te delegeren als je geen eenmanszaak hebt, of uit te stellen. Soms zul je daardoor andere mensen teleurstellen. Maar als je te veel aandacht geeft aan kwadrant III, ren je de benen uit je lijf zonder ooit aan je eigen doelen toe te komen. En aan kwadrant IV kun je het best helemaal geen aandacht besteden. Maar je zult zien dat juist in dat kwadrant de dingen staan die je verleiden om je erdoor te laten afleiden.

0 antwoorden

Plaats een Reactie

Meepraten?
Draag gerust bij!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *